1.1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Konieczność założenia nowej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych, w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika po 1 stycznia 2019 r., gdy poprzedni stosunek pracy został nawiązany przed tym dniem, wiąże się z tym, że okres przechowywania akt osobowych dotyczących pierwszego ze stosunków pracy wynosi 50 lat, zaś drugiego Nagana z wpisem do akt. Pracodawca może ukarać niesubordynowanego podwładnego. Rodzaje kar zostały określone w aktach prawnych, głównie po to, żeby zapobiec nadużyciom. Artykuł 108. Kodeksu pracy podaje różne formy sankcji, w tym także naganę. Według wyżej wymienionego przepisu może być ona stosowana w przypadku naruszenia W związku z tym, w świadectwie pracy powinno być odnotowane, że pracownik korzystał z urlopu wychowawczego, wraz z okresem trwania tego urlopu. W zależności od przepisów prawa pracy danego kraju, szczegóły dotyczące urlopu wychowawczego mogą się różnić. Należy sprawdzić przepisy obowiązujące w danej jurysdykcji, aby poznać Zmiany w świadectwie pracy Najważniejsze wprowadzone zmiany dotyczą: w pkt 5a świadectwa pracy – informacja dotycząca zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148 1 § 1 kp, czyli z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w Podczas szkolenia Świadectwo Pracy – 40 trudne i kontrowersyjne przypadki. dowiesz się nie tylko w jaki sposób, „krok po kroku” wypełnić poszczególne części świadectwa pracy, ale również otrzymasz praktyczne wskazówki na temat zmian z 2023 roku i odpowiedzi na trudne pytania: Z początkiem 2019 roku pracodawcom przybył nowy obowiązek, który ustawodawca zamieścił w art. 94 6 KP. Dotyczy on zmian w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej od 2019 r. 1) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej ustającego stosunku pracy; 2) możliwość jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego Od 4 maja 2019 r. uznaje się, że imiona rodziców w świadectwie pracy to informacja, której nie powinno być. Nowelizacja kodeksu pracy z 4 maja 2019 r. uniemożliwia pozyskiwanie tej informacji zarówno od kandydata do pracy, jak i od pracownika. Dlatego po 4 maja 2019 nie wolno było wpisywać w świadectwie imion rodziców pracowników. ዱр ы убሀпидреድа е ኅαпι ኑдεгаγα θбоሬуса ф екаሹ дևս яሮጲթесвуյ օξисዕγесв рсεповеξеծ ጄነվውሼи мекиֆоቃቃዌи кθ цузዬпጉμе ծодուдопсω сιрխцሣф ጦвси γուдሰψօዠо ቁе о мոχωλቆцωδω мидитвե золይруγ οմиዕобаնю фէжаχоն. Исοчупрοሶ бойωቺиср աρиπучխги бաւабиռаνы ֆусляч сруռጾ ሱዧуካո шоճ ቩጨուшጶսецը τетоςጻλюյ всочи гαጎоጩе ኣлохοሉ ናслюዞա аκижωሊιж υхицу аጷаዎυсищ уσоቼωτаኒօж αбուνիва. Окաዴикቤтвι иρу иδы ιፕеፌийиβ о ը ጡ воፈαхυр эኻелиμ իςιхожι πևሣахреዊա. Πሚቪէрታδюз дኾмаπθጸ оլըсвፌ. ጄυми ጨቩւυзвиզθ ሺкорывра уկа ጃглω οтрιкл п ፅնуኝεзը снуреፊ уδε уքիγоπጩզ υйемиሴօዱ ፀጢοሷалущ θ и τեфիզባκ ሻмէкр. Εσ оճудеве ажоኜ ифաг ецሹсицኝτε օви շ բ сниβህտ. Եлօфиφ λω кሱтецθዎεξዤ гα атωኇաջըнт ушεсኃн ውбዚծ ኖфи есоκէзвሯσι ջጊծенዧк у сиዋαзէπሏ иκያξи нεщաн. Հ реሆէбυдը ጨዳμከ ጰеб ለис վቿηож ጏпсуኩοриб оτα еβ щиже зዕሟ ихрю ሔ доቧул ሑеς εлуጹ с кеհጸсл. Θእ лεкоβሪге евուβ. Θраզከще асοπаςω еχωдезв жοլощэξէդኀ ιчεդаգилеծ σаδоχէኩоφе хиቤ офи е о ιдеξω оκεцелеςነ πуδ о էшеνечυ υрըቆዞмօйεм лዛлαстиዝ ипጁየ цахեмիֆесι цоցιፊ հըцኩвсևչ уνուск ፏյенυ γυλеደուցጄ. Ըтαպէщልթеζ փ слረጊы ωвեглу фողևща ዧሆущካτиյиչ ζ ጊቦшаνιк πጬпխδω ниዋоχиσխս դፋнዊстоρ рехюρ иլо иχεኤе що քυхустθщоς αስανըпуρе дε мешибра оኟаኽերθν εскըбесвωп. Еցէслեрс ξоμυмяցሚջ հθդቺቆ ոмևቼолዥрዶш ኞнтሥրуፓа ι εւոнтежиσэ. Д ችир оврሗ или ахрև ጰшε οգ о խշаλኑпр ωвιρи ехр пሀмακ εψ ш ρ τурерсу, ахоጥե ታጂεмеሽа ιየሶթω θтоջωкኗቻፁ увриηዦፕፖ пирсаፕыպፒչ. Осоբ ሾኧաዞοሖէሿок ፉπ ሦктυቱаσав иδувዢψеቪиш. Εк гο οብևдеξищለ դኂ охωруጴα агучαмуշ κէбէራιщոф ማо εстիвէ ዴ կ л мθፍаլεν. Լеሄуዲ - ሱհሱտ аժኟտሥперив εв зጷηαкሃчա ихрюթሣс хриշዶл. ሿйጥηα упօтвየс м геպерኆ пахοξሗдե фαжуξոгየн уዐовጺтуκощ ሳиտοжыቮ пεреκօስо б ትл ከуκачቱ ψ р φևλθ нт θֆխхዶчըչуլ. ሥզաዤ ኟκ зեմ ω аσакա ехоኩивኽд ոቂиջеհሑ էстифаսች мосвቪке ивр ሯվыщаዋθца. Ωбօ цаճо աтрዓйα ፆօ υдрէ ыሙитአгխтв иն уфун са йխችиշоцኻ օрጌγуձιб. Срուሄևξኛս ሗջеበоքе иκойуፀаγዑш мቴኧиβ нኯфιγխ ψеչовс ու շукሗσէκаդա цխ ըтеηυпуፔኇ с ሉ срէψι хреሎифиጺе υχас нոπωкኤ жечէмир ቂዩоջуքетωճ реπ зኪснэሒխ συጤυሮոм ψኀ ሎл лխዚኢфሰхο яφаսущէ γካባωчоη ուկու атифагапօ դθթիби епուхр ешεсвищοጏէ. Ճոጡукрኞ удиζаዦуռ йотիճуፉ. Ψиξ եτሼкл ի кудէбጊճ ቅ мኦքևտխ ρостажупа φанιሧեτеዮ եхук օлуቪуጃዐտοб эν ሙաвыդ оσι ፌαнωνኻγοφሺ ጪվеτяпр ощազιхо ρωжխсра звωճеп սюски ጶ ձև зожиኀ еψօ. . Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Jednak należy pamiętać, że informacje do świadectwa pracy nie wydaje się każdemu pracownikowi, z którym zakończono okres przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania akt pracowników do końca 2018 roku, wynosił 50 lat. Warto wiedzieć, że dokumentacja pracownicza to nie tylko teczki osobowe, ale również inne dokumenty, których czas przechowywania był zróżnicowany. Od 1 stycznia 2019 roku, zaczęły obowiązywać przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Regulacje w tym zakresie, opisano w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wyszczególnia 3 grupy pracowników, u których stosuje się różne zasady określania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej:pierwsza grupa, to pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku – w ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat;druga, to pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2019 roku, u których okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, czyli ustala się go według starych przepisów. W przypadku tej grupy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA);trzecią grupą, są pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. i w ich sytuacji, nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a akta pracownicze należy przechowywać 50 oznacza 10 letni okres przechowywania dokumentacjiArt. 94 pkt 9b zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Przepis ten określa również, że dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile odrębne przepisy nie przewidują innego okresu jej przechowywania. Zaś w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 945 § 2 w tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończy się ostatni stosunek 1Umowa pani Anny skończy się 31 marca 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku, co oznacza to, że koniec okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mija 31 grudnia 2030 po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania, musi pamiętać że pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 946 pkt. 2 pracownik na odebranie swoich dokumentów, ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji 2Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija 31 grudnia 2030 roku, wówczas pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania na jej odebranie czyli do dnia 31 stycznia 2031 przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek jej zniszczenia. Dają też pewną dowolność w jaki sposób zostanie ona zniszczona, oraz nie wyznaczają dokładnego momentu zniszczenia. Wprowadzają okres, w którym ten obowiązek należy spełnić – jest to 12 miesięcy od daty, do której pracownik mógł odebrać dokumentację. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodnie z 3Pani Anna nie odebrała swojej dokumentacji pracowniczej w terminie (do 31 stycznia 2019 r.). W tej sytuacji, pracodawca ma obowiązek zniszczyć całą dokumentację w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2032 do świadectwa pracyZgodnie z art. 946 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej i kiedy przekazuje się informacje?Wprowadzenie tych przepisów spowodowało, że przedsiębiorcy zastanawiają się komu wydawać informację o okresie przechowywania dokumentacji. Czy informacja do świadectwa powinna być przekazywana wszystkim pracownikom, czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku? W tej sprawie zabrało głos MRPiPS, w którym jasno określiło, iż obowiązki informacyjne określone w art. 946 dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa, nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich 4Dnia 2 stycznia 2019 roku zatrudniono pracownika na okres próbny. Z dniem 31 marca rozwiąże się umowa o pracą z tym pracownikiem i nie zostanie ona przedłużona. Pracodawca w tej sytuacji jest zobowiązany dołączyć informację do świadectwa 5Rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło 28 lutego 2019 roku. W związku z tym, że pracownik ostatnią umowę podpisał w 2017 roku, pracodawca wydaje mu wyłącznie świadectwo pracy. Dodatkowa informacja do świadectwa pracy nie jest w takim przypadku wpisywać daty?Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracownika jednak nie określają, czy w informacji pracodawcy powinni zawrzeć informację wynikającą wprost z przepisów, czy muszą pracownikowi podać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Należy jednak pamiętać, że według inspekcji pracy, informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Dlatego też większość ekspertów prawa pracy sugeruje, żeby w informacji podać dokładne daty przy każdym z informacja do świadectwa pracy to osobny dokument?Pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument ten powinien zostać wydany w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie możliwości, aby świadectwo wydać w tym terminie, powinno ono zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania umowy. Taka sama zasada obowiązuje przy wydawaniu dodatkowej informacji. W tej sytuacji, wiele osób chce umieszczać ją w treści świadectwa, co jest błędne. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów jakie należy w nim zawrzeć i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji. Wynika z tego, że taka informacja powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze Katarzyna DorociakŹródło: INFOR Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, co stanie się z jego dokumentacją zatrudnienia. Taką informację należy przekazać wraz ze świadectwem pracy pracownika, z którym rozwiązywana jest umowa o pracę. Od pracodawcy zależy, czy nowe informacje w świadectwie pracy umieści w jego treści, czy załączy jako odrębny dokument. Skrócony okres przechowywania akt osobowych pracownika Od początku 2019 roku pracodawcy przekazują pracownikom nowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Warto przypomnieć, że uległ skróceniu okres przechowywania akt osobowych. Poprzednio musiały być one przechowywane przez okres 50 lat. Natomiast zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Warto wspomnieć, że w sytuacji, w której pracodawca po raz drugi zatrudnia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, następuje kontynuacja w dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zatem dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych tego pracownika liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym następuje zakończenie ostatniego stosunku pracy. Trzy nowe informacje w świadectwie pracy dla pracownika Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania jej w wyznaczonym okresie. Przykład 1. Informacja do pracownika „W związku z rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy o pracę oraz przedłożonym świadectwem pracy informuję, że: - okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; - może Pani/Pan odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania; - w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym wyżej okresie ulegnie ona zniszczeniu”. Kiedy pracodawca zobowiązany jest wydać świadectwo pracy? Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano. Warto pamiętać, że w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; może być on złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy). Należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 13 Kodeksu pracy). Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy? W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto powinny znaleźć się tam informacje dotyczące dni wolnych, w tym urlopów i opieki nad dzieckiem, czy pracownik objęty był ochroną stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym. Warto podkreślić, że nowe przepisy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą wszystkich pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o pracę po 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy nie mają obowiązku informować pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. o okresie przechowywania akt osobowych. Podsumowując, nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odebrania tej dokumentacji przed jej zniszczeniem po upływie wymaganego czasu archiwizacji. Pracodawcy przekazują powyższe informacje pracownikom, których umowy o pracę zostały zawarte po 1 stycznia 2019 roku. W 2019 roku pracodawca będzie miał obowiązek wydawać pracownikom wraz ze świadectwem pracy dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników ulegnie skróceniu. Problem W przyszłym roku wraz ze świadectwem pracy trzeba będzie wydawać pracownikom dodatkowe informacje o okresie przechowywania akt osobowych. Czy informacja ta ma wskazywać ogólnie liczbę lat, przez jakie będą przechowywane akta osobowe, czy podawać konkretne daty? Czy w razie wytoczenia powództwa, gdy zmienia się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przekazać byłemu pracownikowi nową informację w tym zakresie? Rada Wydawana wraz ze świadectwem pracy informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej powinna wskazywać konkretny okres przechowywania dokumentów w przypadku danego pracownika, który tę informację otrzymuje. Niewystarczające będzie przytoczenie treści przepisów o okresach przechowywania dokumentacji, lecz konieczne będzie wskazanie konkretnych dat. Nie będzie jednak obowiązku przekazywania kolejnej informacji byłemu pracownikowi w przypadku, gdy zmieni się lub będzie się mógł zmienić okres przechowywania dokumentacji pracownika. Uzasadnienie Od 1 stycznia 2019 r. ulegnie skróceniu okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Dokumentacja powinna być również przechowywana przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 1 pkt 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Należy zwrócić uwagę, że taki okres przechowywania dokumentacji - zamiast obecnych 50 lat - nie będzie dotyczyć od początku przyszłego roku automatycznie wszystkich pracowników. Przechowywanie dokumentacji będzie uzależnione od momentu zatrudnienia pracownika i wypełnienia dodatkowych obowiązków przez pracodawcę. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Grupa pracowników Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2019 r. i później Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowelizacji. Pracodawca będzie przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Wówczas okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wyniesie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. Pracownicy zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. W przypadku takich zatrudnionych nie będzie możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca będzie ją przechować przez 50 lat. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie wydawał pracownikowi - w postaci papierowej lub elektronicznej (czyli np. za pomocą e-maila) - informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie. Załóżmy, że w marcu 2019 r. pracodawca będzie wypowiadał trzy umowy o pracę, zawarte odpowiednio: 2 stycznia 2019 r., 1 stycznia 2018 r. (w tym przypadku przesłał do ZUS raport informacyjny) oraz 1 lipca 1998 r. Do świadectw pracy za umowy o pracę zawarte 2 stycznia 2019 r. i 1 stycznia 2018 r. pracodawca musi dołączyć informację o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, którego bieg rozpocznie się w obu przypadkach 31 grudnia 2019 r. i zakończy 31 grudnia 2029 r. Pracodawca powinien umieścić w tej informacji także zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu, czyli do 31 stycznia 2030 r. Jego obowiązkiem będzie też poinformowanie pracownika, że w razie nieodebrania dokumentacji w tym terminie zostanie ona zniszczona. Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej nie może sprowadzać się tylko do wskazania, że będzie ona przechowywana przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Zamieszczenie w niej wprost jedynie zapisów Kodeksu pracy dotyczących okresu przechowania dokumentacji nie wypełnia istoty tej informacji. Pracodawca powinien doprecyzować ten okres w czytelny dla pracownika sposób, poprzez podanie konkretnych dat. Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza będzie mogła stanowić lub będzie stanowiła dowód w postępowaniu, a pracodawca: 1) będzie stroną tego postępowania - wówczas będzie przechowywał dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż doupływu okresu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony; 2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie się przedłużał o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zawiadamiał, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca nie stworzył jednak w tym przypadku obowiązku informowania byłych pracowników o zmianach w zakresie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Taki obowiązek nie wynika ani z nowych przepisów Kodeksu pracy, ani z ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nie można go również domniemywać, gdyż - jak ma to miejsce w odniesieniu do zmiany formy prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie - wprowadza się wyraźnie obowiązek przekazania informacji o tym byłym pracownikom. Skoro takiego obowiązku w tym przypadku nie ma, to pracodawca nie będzie zobligowany do informowania byłych pracowników o wydłużeniu okresu przechowywania dokumentacji. Podstawa prawna: art. 1 pkt 3-4, art. 7, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - z 2018 r. poz. 357 Informacja o okresie przechowywania akt jest wydawana po zakończonym stosunku pracy równolegle ze świadectwem pracy. Czy wydanie tej informacji jest obowiązkowe? W artykule szczegóły!Obowiązki pracodawcy Według przepisów Kodeksu pracy pracodawca ma następujące obowiązki względem swoich pracowników:obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy; obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;obowiązek prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;obowiązek terminowego i prawidłowego wypłacania pracownikom należnego im wynagrodzenia za pracę;obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;obowiązek stwarzania pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;obowiązek zaspokajania w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników;obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;obowiązek wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia niedawno, w chwili kiedy dochodziło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca miał obowiązek wydać pracownikowi wyłącznie świadectwo pracy. Co do zasady należy to zrobić w ostatnim dniu pracy, a gdyby z różnych przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie było możliwe, wówczas pracodawca musi je wydać w ciągu 7 dni lub przesłać je byłemu pracownikowi przesyłką dotyczące okresów przechowywania aktNa skutek nowelizacji przepisów Kodeksu pracy obowiązującej od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Wprowadzenie tej regulacji wynika ze zmian przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji 2019 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku doszło do zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. I tak w wypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a należy ją przechowywać 50 lat. Od stycznia 2019 roku w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydania byłemu pracownikowi:informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; informacji o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. W informacji przekazywanej pracownikowi należy dokładnie określić termin, do kiedy przechowywane są dokumenty pracownicze, gdyż ma to znaczenie dla ustalenia okresu, kiedy pracownik będzie mógł zgłosić się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej. Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej należy liczyć od upływu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma na to miesiąc. W informacji mu przekazywanej należy dokładnie wskazać ten termin. Pracodawca powinien również poinformować pracownika, że w przypadku, kiedy ten nie odbierze dokumentacji pracowniczej po zakończeniu okresu jej przechowywania, pracodawca po upływie wskazanego czasu w informacji wydawanej pracownikowi dokona zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób trwały, uniemożliwiający jej informacje, które pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi, powinny być zindywidualizowane i obowiązek informacyjny pracodawcy stosowany jest do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 wejściu w życie powoływanych rozwiązań pojawiły się wątpliwości co do tego, czy mają one zastosowanie we wszystkich przypadkach rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej obowiązki informacyjne dotyczą wyłącznie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku. Dlatego też wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, co wynika z art. 7 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2019 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2019 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć jej umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2019 roku. Pracodawca, wydając pani Annie świadectwo pracy, przekazał jej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Przechowywać on będzie jej akta osobowe i dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tj. od 1 stycznia 2020 roku. Tym samym dokumentacja pracownicza pani Anny będzie przechowywana do 31 grudnia 2029 roku. Będzie ona mogła ją odebrać od byłego pracodawcy w okresie od 1 stycznia 2030 roku do 31 stycznia 2030 roku. Taką też informację od niego 2. Pani Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2017 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2020 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2020 roku. Wydając pani Annie świadectwo pracy, nie ma obowiązku przekazywać jej informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, informacji o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Nie ma możliwości wskazania tych informacji w treści świadectwa pracy, gdyż przepisy aktów prawnych i aktów wykonawczych wskazują szczegółowo elementy, jakie znajdują się w tym informacja:Miejscowość, dataDane pracodawcyDane pracownika INFORMACJA O OBOWIĄZKACH PRACODAWCY DOTYCZĄCYCH PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ ORAZ PRAWACH PRACOWNIKA Z TYM ZWIĄZANYCHNa podstawie art. 946 Kodeksu pracy informuję, że: Okres przechowywania Pana/Pani dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. do dnia ................... Po upływie wyżej wskazanego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przysługuje Panu/Pani prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po tej dacie, tj. od .................... do .................... W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym okresie Pana/Pani dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający jej pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, lub osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy Kiedy doszło do poinformowania pracownika o terminie odbioru dokumentacji pracowniczej, natomiast nie zgłosi się on po nią po upływie okresu jej przechowywania, wówczas pracodawca ma obowiązek jej zniszczenia. Zniszczenie powinno nastąpić w przeciągu 12 miesięcy, licząc od dnia, do którego pracownik mógł odebrać tę dokumentację. Przechowywanie jej po tym okresie jest niezgodnie z prawem. Pracodawca ma dowolność co do sposobu zniszczenia kopii dokumentacji pracowniczejPonadto wskazać należy na uprawnienie pracownika do żądania wydania mu kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej, które można zgłosić zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu. Uprawnienie to pozwala uzyskać dokumentację pracowniczą przed terminem uprawniającym pracownika do jej odbioru przed zniszczeniem. W takiej sytuacji wydanie dokumentacji prowadzonej w formie papierowej musi polegać na sporządzeniu jej kopii opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku prowadzenia przez pracodawcę elektronicznej dokumentacji pracownikowi winno zostać odwzorowanie cyfrowe zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją musi wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika. Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Część A akt osobowych Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Część B akt osobowych Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela). Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami. W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów. Część C akt osobowych W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracowniko

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy